部門協商指導員游正瑋 一切功勞歸於他人

將功勞歸於每位貢獻者的無私心理,是英特爾產品行銷經理游正瑋將部門協商運作得行雲流水的最大利器,我們來看看他怎麼做……。當 部屬已有工作在身,卻遇上緊急的工作要分派,對主管來說是一大挑戰。「這不是我的工作,為什麼要我做?」「我有自己的時程表,怎麼又突然增加工作?」「做 完了,功勞都是你的……。」大概是主管最常聽到的抱怨。與單獨一人協商尚且如此,如果必須請求整個部門的人力協助,或者同時協調幾個部門一起進行專案就更 顯困難了。

不具備充足的溝通談判能力,很難將部門的合作協調順暢,但對英特爾(Intel)台灣分公司產品行銷經理游正瑋來說,卻正是他擅長的拿手好戲。

14 歲成為小留學生的游正瑋,碩士畢業後即進入英特爾擔任產品經理,周旋於公司各個部門間。人緣極好的他,手機鈴聲是周杰倫的流行歌曲,接受多樣文化的活力, 以及將功勞歸於每位貢獻者的無私心理,是他將部門協商運作得行雲流水的最大利器。身為產品經理,游正瑋幾乎有80%的工作時間是必須在顧客端與產品端之 間,傳遞資訊扮演協高中介的角色。

在英特爾最新的數位家庭平台開發專案中,游正瑋在所有人已有既定工作的情況下,在專案 7個禮拜的時限內,從產品設計、測試到行銷、公關,跑遍7個不同的部門進行協商。協商過程中,游正瑋印象最深刻的是,在專案開始的第一個禮拜,原已大致把 產品性能和外觀規畫完成,不料美國總部的主管卻帶來新點子:「客戶建議我們,何不把光碟機由伸縮式改為吸入式?」游正瑋雖然認為這個改良是好的,問題是當 產品設計已經接近完成,甚至連製造廠商都已經談好,卻臨時要求研發小組修改設計,勢必將影響到所有的工作進度。

當時研發 部門工程師給他的回應是:「別開玩笑了,這要多花一個禮拜的時間才可能完成,」為了爭取更改設計,游正瑋與研發工程師們進行了一場非常「熱烈」的協商會, 甚至有工程師在會議上拍桌抱怨。要讓7個部門都能接受更改設計,「我必須說服所有成員,增加一個禮拜的工作量對專案發展是有利的,而且不影響大家的績效表 現,」游正瑋說。行銷人員和工程師最大的差別在於,工程師通常只針對研發部分表達意見,而行銷人員必須從能不能賣、吸引力夠不夠強等市場角度來看產品。

協商第1步:

建立「功勞不屬於自己」的自我認知
游正瑋把專案的執行者區分成兩種人:第一種屬於貢獻者,包括所有研發、行銷、公關人員,第二種就是像他這樣的協調者。協調者必須要有一個先天的認知:當專案完成,功勞大部分屬於貢獻者,而不是協調者的。

組 織裡的工作者最重視的是工作的成就感,以及是否獲得公司的認同,協商過程中,由於協調者必須與很多高階主管溝通,專案的貢獻者很容易就會有「做完之後,功 勞是不是都在協調者的身上」的印象。「這是重點,」游正瑋說:「當專案完成,若協調者沒辦法說明貢獻者有哪些功勞,協調者的工作就失敗了。」

協商第2步:

先化解可能的衝突,再繼續分析情勢
也 因此,協商更改產品設計時,游正瑋告訴研發部門的主管:「非常謝謝你們第一個禮拜為產品設計投入的努力,過程非常辛苦而且做得非常漂亮,這個禮拜完全是研 發部門的功勞。但因為總公司和市場端的要求,產品必須做出修改,希望研發部門能再投入一個禮拜的時間,這次修改將對專案有更重要的影響。」先化解可能的衝 突,再繼續分析情勢。

首先釐清延宕的一個禮拜會不會影響到專案完成的時限。了解研發部門必須花多少時間修改設計,再用協 調者的角色說明,修改會不會影響到產品完成的時間?如果不會,就證明了修改的可行性。其次,多花一個禮拜的功夫,產品的市場吸引力有沒有增加?如果答案是 肯定的,研發部門的合作就更顯必要性。

協商第3步:

仔細評估每人的工作負荷
協 商談判的重點之一,是討論工作負荷時,必須將一切細節說明清楚,因為專案成員都已有既定工作在身,要臨時增加工作,協調者必須要深入了解專案執行的細節以 及每位成員的工作細節。如果人力真的無法負荷,再向對方主管要求額外的人力支援,所有問題都要在協調會中一次搞定,「協調會議進行的再『熱烈』都沒關係, 重點是不要有所隱瞞,承諾的責任最後無法達成,」游正瑋說,協調者必須讓每一位專案的影響者都清楚了解自己扮演的角色是什麼,並且站在中間人的角色盡力給 予協助。

每個團隊承諾的責任就要做到,因為當一個團隊無法如期完成,將影響其他團隊。 若專案的工作時數是現有人力無法負荷,解決人力問題出是協調者的責任。「當專案方向明確,每位成員都清楚自己要做什麼的時候,其實協調者的工作已經完成一半了。」游正瑋說。

協商第4步:

找出關鍵人物,取得認同
游 正瑋指出尋求其他部門協助的時候,一個小技巧是先找出部門中講話最具份量的關鍵人物,得到他的理解或支持之後,會比較容易得到部門的支持。找到部門關鍵決 策者很重要,但前提是不能每次都讓他來壓下面的人,有機會先和實際的執行者溝通,告訴對方:「我可能會和你的老闆商量,有一件事得請你們部門幫忙,」先取 得認同再找部門決策者是比較好的方式。

另一個技巧是討論的時間點,協調者千萬不要因為時間很趕,就直接衝進辦公室找對方討論。先和對方訂下討論時間,在工作比較不忙的時候,甚至中午吃飯時間都可以討論,比較放鬆的氣氛下,協商成功的機會更大。

每個人都有自己的工作,「停止手邊的事,聽我講,」這種話,不必要的時候絕對不要說。「我絕不在談判時占用對方的下班時間,」游正瑋說,如果同事平常7點下班,「多花兩個小時幫我做專案,9點再下班,」這樣侵犯私人生活的要求絕對是談判大忌。

協商第5步:

專案完成後,肯定對方價值
部 門協商的另一重點是讓所有成員了解他們對公司有什麼貢獻。協調者可能因為負責的團隊太多,專案結束時,有時候會忘記帶出某個部門的貢獻。這種狀況出現一 次、兩次之後,「第三次就絕對沒有人想再和你合作,」游正瑋說。專案結束之後,協調者一定要找時間靜下來,把每位成員做了什麼事,對專案有哪些貢獻一一條 列,分別致意。可以用發e-mail的方式表達感謝,此舉有助於建立自己跨部門合作的信任感,對剛上手的主管而言更是重要。

能將複雜的任務簡單化的表達能力,加上對團隊成員保持同理心,把功勞歸於每位貢獻者的無私心理,正是游正瑋「功成不必在我」協商哲學的具體實踐。

source post : 《經理人月刊》2005.11月號

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